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Datum: 05.11.2020

Neue Bühne für den Dienst am Bürger

Programmumstellung soll künftig mehr Service an einem Punkt ermöglichen / Bürgerbüro muss dafür eine Woche geschlossen bleiben

Bürgerbüro Standesamt Nebenstelle Rathaus
Die Nebenstelle des Rathauses mit Bürgerbüro und Standesamt an der Alten Münsterstraße 19 (Foto: Stadt Ibbenbüren / André Hagel)

Ibbenbüren, 5. November 2020. Für den Bürger ändert sich zwar zumindest auf den ersten Blick nicht viel. Aber hinter den Kulissen, sozusagen im Schaltraum, geschieht tatsächlich einiges – und daraus können künftig Bürger wiederum zahlreiche Servicevorteile ziehen…: Das Bürgerbüro der Stadt Ibbenbüren bereitet sich für Dezember auf die Einrichtung eines neuen Arbeitsfachprogramms vor. Das trägt den Namen Vois und enthält Dienstleistungskomponenten des Pass- und Melderechts. Wenn jemand zum Beispiel bei der Stadtverwaltung einen neuen Personalausweis beantragt, läuft dazu künftig alles über dieses neue Programm.

Das klingt vielleicht wenig spektakulär. Wenn man aber weiß, was von Vois ausgehend noch alles für Bürger möglich sein soll, wird es schnell spannend. „Was wir im Dezember schaffen werden, ist zunächst eine erste Basis“, erläutern Brigitte Janz, Geschäftsbereichsleiterin im städtischen Verwaltungsvorstand, und Markus Mergenschröer, Leiter des Bürgerbüros. „Denn wir haben es hier mit einem Baukastensystem inklusive der Anbindung anderer Programme zu tun.“ Vernetzung soll geschehen. Die Idee der Stadt ist, die erweiterten Möglichkeiten des neuen Arbeitsprogramms zur Verknüpfung in mehrere Richtungen zu nutzen – und aus ihm Schritt für Schritt einen Rundum-Dienstleister zu machen. Janz und Mergenschröer: „So wäre zum Beispiel vorstellbar, künftig einem Bürger, der im Bürgerbüro seinen Reisepass abholt, direkt einen aktuellen Hinweis zur Hundesteuer für seine Vierbeiner zu geben, oder zum Beispiel Infos zu seinem Theaterabonnement.“ Mithilfe des ausgebauten Informationspools wäre für den Bürger mehr Dienstleistung bei einem Verwaltungsbesuch, an einer Station und aus einer Hand möglich. Die Zukunft kommt mit Service-Plus.

Der Plan, technisch um- und aufzurüsten, entstand, als absehbar wurde, dass für das bisherige Pass- und Meldeprogramm auf Dauer keine Updates verfügbar sein würden. Zumindest keine, die dem städtischen Wunsch nach mehr Bürgerservice entsprechen könnten. Man sah sich um und stieß auf Vois. Dieses Programm ist seit drei Jahren auf dem Markt und in der Behördenpraxis. „Neben den erweiterten Möglichkeiten ist es letztlich auch nutzerfreundlicher. Und unser Vorteil ist: Andere Kommunen haben damit bereits Erfahrungen sammeln und diese in die weitere Programmentwicklung einfließen lassen können“, umreißt Bürgerbüro-Leiter Mergenschröer.

Mit dem neuen Fachprogramm wird in technischer Hinsicht so etwas wie eine neue Bühne für den Dienst am Bürger geschaffen, auf der dann verschiedene Dienstleistungsbereiche ineinander spielen können. Bevor die Ausgangsbasis dafür etabliert ist und es anlaufen kann, steht aber noch ein ganzer Schwung an Vorbereitungen an: Die Einwohnermeldedaten müssen übertragen werden – bei aktuell 54.000 Einwohnern Ibbenbürens alleine schon ein ziemliches Paket. Hinzu kommen die Altdaten weggezogener Einwohner, die bereitgehalten werden müssen, um im Bedarfsfall angefordert werden zu können. Eine umfassende Mitarbeiterschulung auf dem Programmneuling ist zudem notwendig. Schon die Datenüberspielung wird dabei damit verbunden sein, dass in diesem Zeitraum bestimmte Dokumente nicht mehr im Bürgerbüro beantragt werden können. „Eine komplette Programmumstellung ist nie im laufenden Betrieb möglich“, legen Janz und Mergenschröer dar. „Das wäre so, als würde man versuchen, bei laufender Fahrt einen Reifenwechsel am Auto vorzunehmen.“

Das städtische Bürgerbüro wird deshalb von Montag, 14. Dezember, bis Freitag, 18. Dezember, geschlossen sein. Während dieser Zeit läuft vieles – und vieles parallel: die Verarbeitung der übertragenen Daten, Programmschulung, Probedurchläufe. Am Montag, 21. Dezember, wird dann das Bürgerbüro wieder geöffnet sein und zur Verfügung stehen. „Unser Ziel war, die Zeit der Schließung möglichst kurz zu halten und sie gleichzeitig optimal zu nutzen“, erklärt Brigitte Janz. „Ich denke, das ist uns mit dieser Konzeption für die Programmumstellung gelungen.“