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Datum: 28.08.2020

Auftragsvergaben: Ab Januar 2021 nur noch Online-Angebote möglich

Digitales Trainingslager noch bis zum Jahreswechsel

Auftragsvergaben: Ab Januar 2021 nur noch Online-Angebote möglich
Ab dem 1. Januar 2021 wird es keine Ausnahmen mehr geben: Kerstin Weniger (links) und Lena Wojtalla (rechts) von der städtischen Vergabestelle rüsten Aufträge auf Volldigitalität um. (Foto: Stadt Ibbenbüren / André Hagel)

Ibbenbüren, 28. August 2020. Schritt für Schritt, Ebene für Ebene, Bereich für Bereich haben sich Unternehmen bereits mit Aspekten digitaler Auftragsvergabe durch Kommunen vertraut machen können. Dafür haben mittlerweile mehrere Vorgaben durch den Gesetzgeber gesorgt. Mit dem 1. Januar 2021 wird es aber ausschließlich digital, was Vergabeverfahren der Stadt Ibbenbüren angeht: Die Stadtverwaltung stellt zu diesem Datum vollständig auf das Online-Ausschreibungsverfahren um. Vollständig heißt: ohne Ausnahmen. Papier ist damit passé.

Die Digitalisierung aller anfallenden Vergabeverfahren ist vom Gesetzgeber noch nicht vorgeschrieben. Noch bestehen Ausnahmen für einige Bereiche. Die Stadt Ibbenbüren macht trotzdem zum Jahreswechsel Ernst in Sachen Volldigitalisierung, denn, so Kerstin Weniger und Lena Wojtalla von der städtischen Vergabestelle: „Im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung läuft bei uns aktuell die Umstellung auf den digitalen Vergabe-Begleitworkflow. Angebote in Papierform – das passt dann einfach technisch nicht mehr.“ Seitens des Gesetzgebers, wissen beide, wäre der Schritt zur vollständigen digitalen Vergabe ohnehin auf absehbare Zeit gekommen. Auch der Kreis Steinfurt hat mittlerweile komplett auf die Online-Schiene umgestellt. Jetzt also auch Ibbenbüren. Sozusagen vorausgreifend, ja, aber eben auch nicht gänzlich ungewöhnlich.

Der Schritt entspricht letztlich der Entwicklung der jüngeren Vergangenheit. Deutschlandweite Ausschreibungen im Bausektor stellen das Gros der städtischen Vergabeprozesse dar. 2017 lag für die Stadt Ibbenbüren der Anteil der digitalen Angebote im nationalen Baubereich bei 6,74 Prozent. Bis zum ersten Halbjahr 2020 ist er auf 67,48 Prozent gestiegen. Das bedeutet: Die deutliche Mehrheit der Unternehmen hat sich bereits in Onlineverfahren eingearbeitet und geht stetig diesen Weg. Die anderen Betriebe haben jetzt noch bis zum Jahreswechsel Zeit, sich in die digitalen Bahn einzufinden und ihren Lauf zu trainieren.

Der Weg weg vom Papier: Die Corona-Pandemie hat auch hier zu einer Bestätigung bei Verwaltungen geführt. Kerstin Weniger: „Im akuten Fall haben Angebote in Papierform hier zu Verzögerungen geführt, insbesondere, wenn beteiligte Kollegen ins Homeoffice ausgewichen waren.“ Demgegenüber prognostiziert die städtische Vergabeexpertin insgesamt eine schnellere Bearbeitungszeit von Unterlagen durch die Volldigitalität, mit und ohne Pandemie.

Weniger und ihre Kollegin Wojtalla wissen, dass für manche Unternehmen die digitale Welt in allen ihren Verästelungen noch relatives Neuland ist – und warnen, vor dem Hintergrund entsprechender Erfahrungen: „Ein Angebot digital einzureichen, bedeutet ausdrücklich nicht, dies auf dem E-Mailweg zu tun. Das funktioniert nicht“, unterstreicht Weniger. „Manche Unternehmen glauben das leider immer noch.“ Digitale Angebote können stattdessen – und ausschließlich – über die dafür vorgesehene zentrale Online-Plattform www.evergabe.nrw.de eingereicht werden. Auf diesem erfolgt auch der Vergabeaufruf der Stadtverwaltung. Eine Angebotszustellung per E-Mail führt grundsätzlich und automatisch zum Ausschluss des Angebotes. Der Gesetzgeber hat es so bestimmt.

Die zentrale Plattform im Internet ist dabei auch im Sinne der Betriebe selbst, wie Weniger und Wojtalla darlegen: „Eine Einsichtnahme in Angebote ist für den Empfänger – also uns als städtische Vergabestelle – erst dann zulässig, wenn die Frist zur Einreichung abgelaufen ist und wir die Angebote zur weiteren Bearbeitung zusammenstellen müssen“, erläutern sie. „Die Vergabeplattform gewährleistet die notwendige Verschlüsselung: Bis zum Tag X sind die eingereichten Angebote für uns gesperrt. Eine Mail ist naturgemäß jederzeit lesbar. Deswegen hat die Vergabegesetzgebung hier einen Riegel vorgeschoben.“

Die städtische Vergabestelle wird dazu übergehen, zu Ausschreibungen ein Merkblatt für digitale Neulinge unter den Unternehmen hinzuzufügen, zur Orientierung und als Anleitung für Onlineverfahren. Auch haben Kerstin Weniger und ihre Kolleginnen Lehrvideos auf der städtischen Internetseite eingestellt. Und natürlich sind sie bei Nachfragen oder Unsicherheiten auch direkt ansprechbar. Ohne Rat und Unterstützung muss kein Unternehmen bleiben, das sich ab jetzt ins digitale Trainingslager begibt.