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Datum: 25.09.2020

Terminvergaben haben sich bewährt

Stadt Ibbenbüren: Vorteile für Bürger / In dringenden Fällen geht es schneller

Bürgerbüro Standesamt Nebenstelle Rathaus
Die Nebenstelle des Rathauses mit Bürgerbüro und Standesamt an der Alten Münsterstraße 19 (Foto: Stadt Ibbenbüren / André Hagel)

Ibbenbüren, 25. September 2020. Gut etabliert hat sich das Prinzip, dass für einen Besuch in der Stadtverwaltung im Vorfeld ein Termin vereinbart werden muss. Eingeführt vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie, hat sich die Terminvergabe inzwischen eingespielt – und wird von Bürgern positiv angenommen.

„Was etwa die Terminreservierung für das Bürgerbüro betrifft, äußern sich die meisten Bürger zustimmend dazu“, weiß Brigitte Janz, zuständige Geschäftsbereichsleiterin und Mitglied des städtischen Verwaltungsvorstandes, aus zahlreichen Rückmeldungen. „Wenn man so etwas Neues einführt, braucht es natürlich immer eine Eingewöhnungszeit. Inzwischen hat sich für die Bürger, die einen vereinbarten Termin wahrnehmen, aber zweierlei herauskristallisiert: Erstens kommt man mit einem Termin direkt dran und hat fast keine Wartezeiten. Und zweitens erhalte ich mit dem Termin als Bürger einen verbindlichen Zeitrahmen, in dem der Verwaltungsmitarbeiter sich ausschließlich um mein Ansinnen kümmern kann.“ Motto: ein Termin – doppelter Vorteil für den Bürger.

Zügig nach Corona-Ausbruch war die Stadtverwaltung dazu übergegangen, statt spontaner Rathausfrequentierung generell auf Terminvergaben für persönliche Vorsprachen umzuschalten – ein Beitrag zur Eindämmung der Pandemie. Ende Mai wurde für das städtische Bürgerbüro schließlich eine Online-Terminreservierung an den Start gebracht. Unter www.ibbenbueren.de/terminservice haben Bürger seitdem die Möglichkeit, von zu Hause oder unterwegs aus – und zu jeder Zeit – einen persönlichen Termin für sich zu reservieren. Nach Eintrag des Wunschtermins erhält jeder Anmelder automatisch eine Bestätigung per E-Mail und kann dann das Bürgerbüro zur vereinbarten Zeit aufsuchen, um sein Anliegen zu klären. Die Mitarbeiter des Bürgerbüros sind zudem seit dem August von montags bis freitags jeweils von 9 Uhr bis 12 Uhr über die Telefon-Sammelnummer 05451 / 931-190 erreichbar. Auch dieser Weg kann von Bürgern für eine Terminabsprache genutzt werden, wenn das Anliegen wirklich dringlich ist, also keinen Aufschub bedarf, und alle kurzfristigen Online-Terminoptionen schon besetzt sind.

Im Falle des Bürgerbüros erhalten Bürger in Normalfällen wie zum Beispiel der Beantragung eines Personalausweises binnen zirka zweieinhalb Wochen einen Termin. „Damit bewegen wird uns gut im Rahmen des Standards“, weiß Brigitte Janz. „In dringenden und zwingenden Fällen kann ein Termin binnen weniger Tage angeboten werden, manchmal sogar schon am nächsten Werktag“, erläutert die Geschäftsbereichsleiterin das Procedere für die brandeiligen Fälle, in denen es zum Beispiel wegen ins Haus stehender Fristen fix gehen muss.

Ähnlich stellt sich die Situation im Fachdienst Soziales dar. Hier muss es, weil oftmals Geldleistungen eine wichtige Rolle spielen, mitunter ruckzuck gehen. Die Mitarbeiter des städtischen Sozialamtes haben das gut im Griff, ermöglichen neben der regulären Terminvergabe auch Kurzfristiges, so dass die von ihnen betreuten Bürger auf der sicheren Seite sind.

Ein solches Reglement lebt natürlich davon, dass alle mitspielen. Brigitte Janz rät deshalb Besuchern, die sich mit einem Termin und einem Anliegen im Gepäck auf den Weg zum Bürgerbüro machen, zur Pünktlichkeit: „Zu früh am Bürgerbüro zu sein, ist ebenso unzweckmäßig wie ein Zuspätkommen.“ Überschreitet man in seiner Verspätung gar die 15-Minuten-Marke, verfällt der vereinbarte Termin automatisch. Denn in der verbleibenden Zeit wäre eine angemessene Besprechung der anfallenden Dinge mit dem Bürger nicht mehr möglich.

Einen durchaus kritischen Blick wirft Janz in diesem Zusammenhang auf solche Zeitgenossen, die erst eine Terminreservierung fixmachen – und dann überhaupt nicht im Bürgerbüro auftauchen. „Leider ist es immer noch so, dass viele anberaumte Termine am Ende gar nicht wahrgenommen werden. Das ist natürlich nicht im Sinne des Erfinders“, unterstreicht sie. „Jeder solcherart verfallende Termin hätte von einem anderen Bürger für sein Ansinnen genutzt werden können – wenn der Termin von Anmelder rechtzeitig abgesagt worden wäre.“

Janz und Bürgerbüro-Leiter Markus Mergenschröer appellieren deshalb daran, sich im Bürgerbüro zu melden, wenn kein Bedarf mehr an einem vereinbarten Termin besteht, damit dieser anderweitig vergeben werden kann. „Am besten nutzt man hierzu den Stornierungslink in der automatischen Bestätigungsmail, die man von uns zum vereinbarten Termin erhalten hat“, erläutert Mergenschröer. „Er wurde eigens für solche Fälle mit eingebaut. Klickt man den Link an, wird der Termin für einen selbst gelöscht und im System für andere Interessenten automatisch wieder freigeschaltet. Das funktioniert einfach, schnell und direkt.“ Der persönliche Aufwand für eine Terminstornierung liegt praktisch gesehen bei null, bei gleichzeitig hohem Nutzwert für viele. „Eine Absage, wenn ein Besuchstermin nicht mehr notwendig ist oder man doch lieber einen anderen Termin wahrnehmen möchte, sollte im Zeichen mitbürgerlicher Solidarität eigentlich zum guten Ton gehören“, findet Janz. So mancher Bürger, der einen Termin bei der Stadt benötigt, wird ihr beipflichten.