Die Stadtverwaltung Ibbenbüren weist hiermit explizit darauf hin, dass bis auf Weiteres ein elektronischer Zugang gem. § 3a, Absatz 1 VwVfG – NRW nicht durchgeführt wird.
Das Land Nordrhein-Westfalen hat durch das „Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften zwecks Anpassung an die Erfordernisse der elektronischen Arbeitsweise der Verwaltung“ vom 06.07.2004 sein Verwaltungsverfahrensgesetz angepasst und den nachstehenden § 3a „Elektronische Kommunikation“ ergänzt:
§ 3a VwVfG - NRW
Elektronische Kommunikation
- Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Bei Behörden erfolgt die Eröffnung des Zugangs durch Bekanntmachung über die Homepage. Die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen sind anzugeben.
- Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.
- Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.
Damit kann nunmehr die gesetzlich geforderte Schriftform (analog Zivilrecht § 126 b BGB) durch die elektronische Form,
allerdings mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, erfüllt werden.
Voraussetzung ist, dass sowohl auf der Verwaltungs- als auch auf der Kundenseite der entsprechende „Zugang“ eröffnet wird, um eine elektronische Kommunikation mit den gesetzlich gestellten Anforderungen zu erfüllen.
Hierzu müssen jedoch beidseitig die entsprechenden technischen Einrichtungen und die organisatorischen sowie rechtlichen Maßnahmen vorhanden bzw. getroffen sein.
Durch die generelle Erreichbarkeit per E-Mail hat die Stadtverwaltung Ibbenbüren zwar durch konkludentes Handeln den „Zugang“ eröffnet, erfüllt aber noch nicht die technischen und die formellen Voraussetzungen des gesetzlich vorgesehenen „Zugangs“.
Insofern weist die Stadtverwaltung Ibbenbüren hiermit explizit darauf hin, dass sie zur Zeit noch keinen elektronischen Zugang gem. § 3a, Absatz 1 VwVfG – NRW eröffnet.
Bevor die Stadt Ibbenbüren auf die Begründung ihres Handeln eingeht (siehe unten), wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die schon seit langem mögliche elektronische Kommunikation per E-Mail gewünscht und akzeptiert ist. Sofern das Verwaltungshandeln aus rechtlichen Gründen jedoch dem Schriftformerfordernis unterliegt, bitten wir auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.
Sofern sich auf dem elektronischen Kommunikationsweg technische bzw. rechtliche Schwierigkeiten/ Bedenken ergeben und diese Form zur rechtlich ordnungsgemäßen (gesetzlich vorgeschriebenen) Bearbeitung bei der Stadtverwaltung Ibbenbüren nicht geeignet ist, wird dies dem Absender (Kunden) gem. § 3a, Absatz 3, Satz 1 VwVfG – NRW unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen mitgeteilt.
Sofern ein Empfänger (Kunde) einer elektronischen, städtischen Mitteilung geltend macht, dass er die übermittelten Dokumente nicht bearbeiten/ einsehen kann, werden diese entweder in geeigneter Form erneut versandt oder auf dem herkömmlichen Postwege als Schriftstück übermittelt (vgl. § 3a, Absatz 3, Satz 2 VwVfG – NRW).
Begründung:
- Die Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz ist derzeit äußerst gering. Nur wenige Verwaltungen bzw. Bürgerinnen und Bürger erfüllen derzeit die technischen und rechtlichen Voraussetzungen, um den geforderten Zugang nach § 3a VwVfG – NRW zu eröffnen. Deshalb ist zur Zeit nur mit sehr geringen Fallzahlen/ geringem Bedarf zu rechnen.
- Neben den technischen Voraussetzungen sind bei der Stadt Ibbenbüren die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen für die Eröffnung des Zugangs nach VwVfG zu schaffen, was allerdings erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen binden würde.
- Aufgrund der Vielzahl der am Markt verfügbaren Techniken und Produkte, welche auch nicht miteinander kompatibel sind, kann eine Verwaltung nicht alle möglichen Signatur- und Verschlüsselungstechniken unterstützen. Die Stadt Ibbenbüren müsste sich also für eine Form entscheiden und eine verbindliche Vorgabe machen. Im Umkehrschluss würde sie somit alle anderen möglichen Formen ausschließen. Dies bedeutet, dass die Zahl der derzeit potentiell möglichen Benutzer noch weiter sinkt.
Da sich bisher noch kein tatsächlicher Standard mit hohem Verbreitungsgrad und hoher Akzeptanz beim Kunden auf dem Markt etabliert hat, wird die Stadt Ibbenbüren die weitere Entwicklung beobachten und abwarten, um nicht Fehlinvestitionen zu tätigen.
Sofern sich zur Zugangseröffnung gem. Verwaltungsverfahrensgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen Fragen, Anregungen, Kritik ergeben bzw. kurzfristiger Bedarf und die Notwendigkeit der Umsetzung (trotz vorstehender Ausführungen) gesehen wird, stehen Ihnen o.g. als Ansprechpartner zur Verfügung.